Magazine

La recente Circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate (22 dicembre 2025) ha fatto chiarezza sulle nuove regole fiscali che governano la tracciabilità dei pagamenti per i rimborsi spese di trasferta e rappresentanza. Le novità riguardano lavoratori dipendenti, autonomi e imprese, e influiscono direttamente sul trattamento fiscale di vitto, alloggio, trasporto e altri oneri.

Perché la tracciabilità è diventata così importante?

La normativa fiscale italiana richiede che alcuni pagamenti siano effettuati con strumenti tracciabili (es. bonifico bancario, carta di credito/debito, app di pagamento) affinché i relativi rimborsi non concorrano alla formazione del reddito imponibile.
Lo scopo è contrastare fenomeni evasivi e favorire maggiore trasparenza fiscale. Se non si rispettano le regole di tracciabilità, i rimborsi possono essere considerati reddito e quindi tassati. 

Principali regole per i rimborsi spese (2025/2026)

1. Trasferte sul territorio nazionale

I rimborsi per spese di viaggio e trasporto, incluse trasferte nel territorio comunale, non concorrono alla formazione del reddito a condizione che siano documentate e comprovate. 
Per trasporti tramite taxi o NCC, vitto e alloggio, la non imponibilità è condizionata alla tracciabilità dei pagamenti (es. pagamento con carta o bonifico). 
Esempio: se un dipendente paga con carta di credito la corsa in taxi durante una trasferta, il rimborso è esente da tassazione; se invece paga in contanti, il rimborso rischia di essere considerato reddito. 

2. Trasferte e missioni all’estero

Per le spese sostenute all’estero, la disciplina è diversa.
Le spese documentate anche se pagate in contanti non comportano tassazione sui rimborsi, anche senza tracciabilità dei pagamenti.
Questo chiarimento – confermato dall’Agenzia delle Entrate con l’interpello n. 188/2025 – rappresenta una significativa semplificazione per chi opera in paesi dove l’uso di strumenti tracciabili può essere complicato. 

3. Lavoro autonomo e professionisti

Per i liberi professionisti e lavoratori autonomi, i rimborsi per spese sostenute nell’esercizio dell’attività (vitto, alloggio, trasporto, ecc.) possono diventare reddito imponibile se non sono effettuati tramite strumenti tracciabili, soprattutto se analiticamente addebitati al committente. 

In pratica:

Se il professionista sostiene spese per il cliente e le addebita analiticamente, devono essere pagate con mezzi tracciabili per non essere considerate reddito. Allo stesso modo, le spese di rappresentanza hanno limiti di deducibilità e richiedono tracciabilità per essere valide fiscalmente.

Cosa succede se non si rispettano le regole di tracciabilità?

In assenza di tracciabilità:
I rimborsi possono contribuire alla formazione del reddito imponibile del lavoratore o del professionista. 
Ciò significa che diventano soggetti a IRPEF e possibili contributi previdenziali. 
È quindi fondamentale che le aziende adottino procedure chiare per il rimborso spese e che richiedano ricevute, documentazione e mezzi di pagamento tracciabili quando necessario.

Consigli pratici per le aziende

Predisporre policy interne chiare su come documentare e pagare le spese.
Richiedere sempre ricevute/fatture intestate e pagamenti tracciabili per taxi, NCC, hotel e ristoranti.
Per trasferte all’estero, mantenere documentazione dettagliata anche se il pagamento è in contanti.

In sintesi: cosa cambia nel 2025/2026

Conclusione

La tracciabilità dei pagamenti è diventata un elemento chiave per determinare se i rimborsi spese di trasferte e missioni restino fiscali esenti o diventino reddito imponibile. La Circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate offre un quadro più chiaro delle regole da seguire nel 2025–2026, ma è importante adottare procedure interne rigorose e verificare caso per caso.